Como montar planejamento estratégico para consultório odontológico?

Não é segredo para ninguém o quanto o mercado odontológico está competitivo no Brasil. A cada ano, milhares de novos profissionais se formam na área e buscam iniciar seu próprio negócio.

Seja para abrir a primeira clínica ou para melhorar os resultados obtidos, o planejamento estratégico para consultório é uma ferramenta essencial.

Trata-se de um plano que dirá exatamente como o consultório é, quem ele pretende atingir e quais são suas estratégias para isso. Sem esse artifício, é muito fácil se perder no meio de diversos planos e projetos e deixar espaço para a concorrência.

Para saber como montar um planejamento estratégico para consultório e como ele pode ajudar, continue a leitura!

Para que serve um planejamento estratégico?

O planejamento estratégico para consultório pode acontecer em duas etapas distintas: antes de abrir sua clínica, como parte de um plano de negócios, ou após o início do seu funcionamento, como uma maneira de melhorar o planejamento de suas ações.

O ideal é que toda empresa — e um consultório odontológico que busca ser competitivo precisa se ver como tal — faça um planejamento estratégico (PE) antes mesmo de começar suas atividades. Dessa forma, aumentam-se as chances de sucesso em suas estratégias darem certo e, como consequência, obter resultados melhores.

Mas isso não quer dizer que quem ainda não fez o seu PE está perdido. Nesse caso, vale o ditado: antes tarde nunca.

Como montar um planejamento estratégico para consultório?

Se você pretende criar um planejamento estratégico para consultório, é preciso seguir importantes passos para que ele seja bem-sucedido. Os principais são:

Conheça o seu público

Se você não souber como é o seu público, ou seja, os pacientes que pretende atender em seu consultório, não saberá como levá-lo até lá.

Entender esse aspecto é importante para você personalizar o seu atendimento visando um paciente ideal. Isso fará com que suas estratégias para atraí-lo e para deixá-lo satisfeito com seu serviço sejam mais acuradas e personalizadas.

Para isso, gaste um tempo tentando entender que tipo de procedimentos você oferece e quem poderia se interessar por eles. Se você é especializado em ortodontia, o seu público ideal pode ser crianças e adolescentes que estão querendo colocar o primeiro aparelho, por exemplo.

Não existe resposta certa nesse passo. Tudo dependerá da sua especialização e em que tipo de paciente deseja focar.

Uma ferramenta importante para isso é a de definição de personas. Nela, você, a partir de pesquisas e seus conhecimentos, define um perfil ficcional ideal de seu público. Você deverá elencar o máximo de informações possíveis sobre ela, como seu gênero, idade, escolaridade, poder aquisitivo, necessidades, medos e anseios.

Isso ajudará com que você enxergue exatamente como ela é qual a melhor maneira de ajudá-la. Isso reflete no aspecto do seu consultório, no seu site, no seu posicionamento nas redes sociais e até na forma como você irá lidar com essa pessoa. Mesmo que você tenha em mente mais de um público, deverá eleger uma persona para cada tipo.

Assim, quando um paciente que reunir essas características encontrar sua clínica, sentirá que ela foi feita para ele, aumentando as chances de escolhê-la e continuar o seu tratamento lá.

Analise os concorrentes

Seu consultório não está isolado no mundo. O que os seus concorrentes fazem têm consequências diretas em quantos pacientes procuram você e as expectativas que eles geram em relação ao seu serviço e atendimento.

É importante analisar a concorrência para identificar o que eles fazem de certo, de errado e quais são as oportunidades que eles estão deixando passar. O que vem funcionado para eles, pode ser aperfeiçoado e aplicado por você. O que eles estão errando ensina você a fazer certo e os gargalos que eles têm deixado são lacunas de crescimento para seu consultório.

Faça uma análise SWOT

A análise SWOT, também conhecida em português como FOFA, é uma ferramenta que busca examinar uma organização tanto internamente quanto sua posição no mercado. Para aplicá-la ao planejamento estratégico do consultório, você deverá identificar:

Forças

Elementos internos do seu consultório que representam uma vantagem competitiva — como uma sólida formação técnica, equipe capacitada, ambiente bem localizado etc.

Fraquezas

Elementos internos que precisam ser melhorados e podem prejudicar seu negócio — como um local pequeno, falta de equipamentos etc.

Oportunidades

São possibilidades externas que podem afetar positivamente o seu consultório e representar uma oportunidade de crescimento — como uma nova técnica odontológica, um curso, o lançamento de um equipamento inovador etc.

Ameaças

São elementos externos que podem acontecer e prejudicar o seu negócio — como a diminuição do poder aquisitivo dos seus pacientes devido à crise, entrada de concorrentes no mercado etc.

Com os insumos extraídos desse exercício, você terá muito mais embasamento na hora de estabelecer a estratégia e os planos que o seu consultório irá seguir.

Defina missão, visão e valores

Definir missão, visão e valores está intimamente ligado com fazer um planejamento estratégico para consultório, e de que qualquer empresa de uma forma geral. Essas são diretrizes que identificam quem é seu negócio, no que ele acredita e onde ele quer chegar:

Missão

É uma declaração que resume qual é o propósito de existência do seu consultório. Deve ser curta, objetiva e clara, sendo capaz de comunicar o DNA do seu negócio rapidamente para cada pessoa. Um exemplo seria “Ajudar as pessoas a cultivarem o seu bem-estar por meio do cuidado com seu sorriso e saúde bucal”.

Visão

É onde seu consultório pretende chegar, ou seja, seu objetivo a médio ou longo prazo. Ela deve ser tangível e ter um prazo para acontecer, que vai variar de acordo com o tempo limite de revisão do seu planejamento estratégico. Um exemplo seria “Dominar, até 2020, 60% do mercado de implantes da região X”.

Valores

São os valores essenciais para seu consultório, que vocês acreditam e guiam o seu negócio. Por exemplo: ética, responsabilidade, transparência etc.

Estabeleça metas e indicadores

Agora que você já definiu exatamente como é o seu consultório, o público que pretende atingir e qual seu objetivo ao longo prazo é hora de definir metas e indicadores para monitorar o seu sucesso e propor ações corretivas caso elas não estejam sendo atingidas.

Uma das melhores maneiras de se fazer isso é propondo metas S.M.A.R.T.:

Específicas

É preciso que ela diga respeito a algo específico e não geral. Por exemplo: aumentar o número de pacientes nos procedimentos de ortodontia.

Mensuráveis

É necessário ter uma maneira de medir se as metas estão sendo alcançadas. Por exemplo: aumentar o número de pacientes nos procedimentos de ortodontia em 15%.

Alcançáveis

As metas devem ser desafiadoras, mas possíveis de ser alcançadas. Caso contrário, elas provavelmente ficarão de lado, por serem muito difíceis, e, provavelmente, serem desmotivantes.

Relevantes

Precisam ser metas relevantes para seu negócio e os seus objetivos, para que se faça um esforço real para atingi-las.

Temporizáveis

Sem um prazo específico para as metas serem concluídas, é muito fácil protelá-las.

Depois de estabelecer as metas seguindo esses preceitos, é tempo de definir indicadores de acompanhamento. São eles que vão permitir que você acompanhe periodicamente se o seu consultório está alcançando seus objetivos.

É importante que esses indicadores possam ser medidos matematicamente, por exemplo: 15 consultas por semana, 2 novos pacientes por mês etc.

Acompanhe e revise seu planejamento periodicamente

Com o seu planejamento estratégico do consultório pronto e documentado, é importante que ele seja acompanhado constantemente e comunicado para os outros membros da equipe.

O PE não deve ficar restrito a quem coordena o consultório, pois, todos da equipe devem se sentir responsáveis e incentivados a ajudar no alcance desses objetivos.

Um quadro de gestão à vista pode ajudar nisso. Trata-se de um quadro onde as metas e objetivos são dispostos e o status de conclusão é atualizado constantemente.

Além disso, é preciso que o planejamento estratégico seja revisado periodicamente. Assim, será possível verificar se as metas estão sendo alcançadas, se elas ainda fazem sentido e quais mudanças devem ser feitas para atingir melhor os seus objetivos.

Agora você já sabe mais sobre como é feito um planejamento estratégico para consultório e como ele pode ajudar a melhorar os seus resultados e deixar seus pacientes mais satisfeitos. Se você gostou dessa dica e acha que ela pode ajudar outras pessoas, compartilhe em suas redes sociais!