Uma gestão financeira bem-feita é a base para que qualquer negócio consiga dar lucro e prosperar. Com um consultório de odontologia, isso não é diferente. Embora, em um primeiro momento, possa parecer complicado lidar com as finanças, com o hábito e o uso das ferramentas certas, essa tarefa fica mais simples.

Quando falamos em cuidar das finanças de um empreendimento, um dos aliados mais relevantes é o fluxo de caixa. Embora ele seja de extrema importância, nem todo empresário sabe exatamente como ele funciona. Esse é o seu caso? Então continue a leitura e descubra tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

O que é e qual a importância do fluxo de caixa?

Basicamente, podemos entender o fluxo de caixa como o registro de todo dinheiro que entra e sai do consultório, ou seja, é uma listagem de tudo o que você tem para receber e para pagar dentro do período analisado.

Embora seja um recurso bastante simples de ser usado, ele possui uma pertinência fundamental no controle da vida financeira do seu negócio. Isso porque ele apresenta um balanço de todas as entradas e as saídas, permitindo que você analise quais contas estão mais altas do que deveriam, os períodos de menor demanda no seu consultório, entre outras questões.

Assim, quando o fluxo de caixa é bem-feito e atualizado sistematicamente, fica mais fácil entender exatamente a vida financeira do seu negócio, impedindo, por exemplo, que você contraia dívidas em períodos que não poderá arcar com esses valores ou faça parcelamentos para os seus pacientes com prazos que podem dificultar a sua gestão financeira.

Por isso, é imprescindível que essa ferramenta esteja alinhada com o planejamento financeiro de curto e de longo prazo do seu consultório, com o plano de negócios e com o planejamento estratégico, permitindo que você analise quais investimentos podem ou não ser feitos, quando é o momento certo de expandir ou retrair e assim por diante.

Como manter o fluxo de caixa em dia?

Agora que você já compreendeu a importância do fluxo de caixa, veja algumas dicas importantes para mantê-lo em dia!

1. Registre todos os débitos e os créditos

Para que o fluxo de caixa funcione corretamente, é bastante significativo que você seja minucioso. Isso significa criar o hábito de registrar, diariamente, ou, pelo menos, semanalmente, todos os débitos e os créditos do seu consultório.

Se você não tomar esse cuidado e registrar, por exemplo, débitos a menos, seu fluxo de caixa poderá não ser condizente com a sua realidade e colocar em risco a sua vida financeira.

O mesmo vale em relação aos créditos, principalmente, no caso dos pagamentos parcelados. Se você ainda não recebeu o valor, não o lance no seu fluxo de caixa, afinal, podem existir problemas de inadimplência.

2. Controle as contas fixas

As despesas fixas são aquelas que acontecem de forma regular todos os meses, como aluguel, condomínio, contas de energia e de água, internet, folha de pagamento, entre outras.

Você já sabe quais são esses valores e quando deverá pagá-los, por isso, precisa de um controle preciso para não chegar no dia do pagamento sem esse montante em caixa. Uma boa forma de evitar esse problema é mantendo um capital de giro suficiente para cobrir essas despesas.

3. Catalogue as despesas e as receitas

Um fluxo de caixa organizado ajuda muito na hora de identificar, por exemplo, quais custos estão acima do ideal ou, até mesmo, qual é a sua principal fonte de renda. Por isso, tente separar as suas despesas por espécie, como:

  • pessoal (salários, benefícios, comissões, treinamentos);
  • manutenção (água, luz, energia, materiais de limpeza, telefone, materiais de escritório);
  • atendimentos (equipamentos, impostos, materiais odontológicos, protético);
  • marketing;
  • outras despesas.

As receitas também podem ser divididas de acordo com os tipos de serviços que oferece, como ortodontia, implantodontia, clínica geral etc. Dessa forma, você terá uma visão bem clara de quais são as despesas que mais impactam nos seus lucros e também quais serviços trazem mais ou menos receita ao seu consultório, pensando em ações para otimizar a sua vida financeira.

4. Faça o fechamento de caixa rotineiramente

Em termos gerais, o fechamento de caixa consiste em conferir se os registros e os lançamentos foram realmente efetuados, e se os saldos das suas contas bancárias conferem com o do fluxo.

Geralmente, os consultórios odontológicos fazem o lançamento no fluxo de caixa diariamente, mas o fechamento poderá ser feito a cada semana ou a cada mês, dependendo de como é a sua organização. O importante é que o prazo estabelecido para essa ação seja sempre cumprido.

Se você recebe pagamentos via cartão de crédito e de débito, também precisa incluir a conciliação dos pagamentos no seu fechamento de caixa, analisando se os valores repassados pela operadora da máquina estão realmente de acordo com as vendas feitas.

5. Use um software específico

Infelizmente, fazer todo esse controle de forma manual ou com planilhas no Excel, por exemplo, pode ser bastante trabalhoso, principalmente, quando custos e créditos começam a ficar mais complexos, tais como pagamentos parcelados em vários meses, dívidas com juros mensais, pagamentos de vários funcionários e assim por diante.

Para facilitar a sua vida e garantir a precisão de dados, usar um software de gestão pode ser uma ótima escolha. Com esses sistemas, todas as vendas realizadas já são, instantaneamente, lançadas, assim como os débitos, gerando um fluxo de caixa automático.

Além disso, muitos ainda oferecem um bom controle de estoque, dando baixa nos itens cada vez que determinado serviço é realizado, indicando a necessidade de novas compras e ajudando você a gerir o seu negócio de forma mais eficaz.

6. Não misture finanças pessoais e empresariais

Essa é uma dica básica, mas muitos empreendedores ainda cometem esse erro, misturando as contas do consultório com as contas pessoais. Para evitar esse problema, estipule um valor de pró-labore para você (e para os seus sócios, se for o caso) e inclua esse valor como despesas com pessoal.

Assim, você garantirá um fixo mensal e não terá que mexer nos lucros do seu consultório para pagar pelos seus serviços. Evite também criar o hábito de “socorrer” o consultório com a sua conta pessoal, buscando, em vez disso, melhorar o seu controle financeiro para que esses problemas não aconteçam.

7. Faça um bom planejamento anual

Planejar adequadamente as finanças do seu consultório é a melhor maneira de evitar transtornos. Para isso, você deverá conhecer muito bem as suas despesas fixas e variáveis e também ter uma estimativa de quantos pacientes costuma atender por mês.

Aliando o seu fluxo de caixa ao seu planejamento financeiro, você poderá entender melhor a sua realidade, saber quando é o momento certo de fazer investimentos ou de retrair suas ações, analisar possibilidades de oferecer outros serviços com uma margem de lucro mais interessante, entre várias outras ações.

Aliás, ficar de olho no fluxo de caixa continuamente é outra dica valiosa. Afinal, somente assim você poderá entender o que está ou não funcionando para o seu negócio, cortando despesas muito altas e investindo em serviços com uma boa rentabilidade.

Então, este conteúdo sobre fluxo de caixa foi útil para você? Conhece alguma outra dica valiosa sobre como fazê-lo de forma eficiente? Compartilhe com a gente deixando seu comentário abaixo!

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