Os odontologistas saem completamente capacitados da faculdade em diversos procedimentos bucais, mas poucos possuem conhecimentos específicos para abrir o seu próprio negócio. No entanto, preocupações como fazer uma boa gestão financeira são essenciais para que o consultório obtenha sucesso e se mantenha de portas abertas.

O que muitos profissionais ignoram é que os consultórios odontológicos precisam ser vistos como empresas e, como tais, demandam conhecimentos de gestão para sua manutenção e para garantir sua sustentabilidade ao longo dos anos.

Se você quer saber as principais dicas para a gestão financeira de consultórios odontológicos, continue a leitura!

1. A importância da gestão financeira e orçamentária

Abrir um consultório odontológico exige muito mais do que excelência técnica na área. Quando se toma esse importante passo na carreira, o dentista deixa de ser somente um profissional da saúde e passa a acumular a função de gestor. Ignorar esse fato é uma das principais causas de insucesso nessa empreitada.

Um erro muito comum é a preocupação exclusiva com a qualidade dos procedimentos realizados, esquecendo-se de dedicar atenção a questões como o atendimento, treinamento de secretárias ou secretários, relacionamento e fidelização dos pacientes, marketing e gestão do consultório, essenciais para a sobrevivência do empreendimento.

Nesse sentido, mesmo que a preocupação principal seja com a saúde e bem-estar dos pacientes, é preciso encarar o consultório como uma empresa se quiser garantir que ele continue existindo e não vá à falência. Para isso, a gestão financeira e orçamentária é essencial.

Trata-se de um controle detalhado dos gastos e ganhos do consultório para planejar o futuro com cautela e garantir a saúde financeira do seu consultório. Com isso, é possível saber quais são os procedimentos mais rentáveis, aqueles que saem mais caro e talvez precisem de um reajuste de preço, gastos que podem ser diminuídos e quanto sobrará para investir.

Sem gestão financeira, as chances de acabar se gastando mais do que se ganha, atrasar pagamentos e ter que pedir empréstimos é grande. Pode-se ter a falsa ideia de que o negócio está indo muito bem, quando a realidade pode ser oposta.

Adicionalmente, a partir dos insumos gerados com os relatórios financeiros periódicos, é possível criar estratégias para o futuro, planejar como cobrir os gastos dos meses com menos consultas e antecipar a necessidade de conquistar novos pacientes ou até mesmo alugar o espaço para um outro dentista.

Além de evitar sustos, esse tipo de controle permite um planejamento muito mais eficaz do futuro, aumentando as possibilidades do seu consultório prosperar cada vez mais.

2. Por que fazer um fluxo de caixa

Uma das ferramentas essenciais para a gestão financeira de qualquer empresa é o fluxo de caixa. Trata-se de um registro completo de toda movimentação financeira que acontece no empreendimento, o que permite maior controle dos gastos e planejamento de ações para o futuro.

Ele pode ser feito tanto manualmente, utilizando um caderno ou Livro Caixa feito para esse fim, quanto digitalmente, aproveitando os benefícios oferecidos pelas novas tecnologias.

Embora usar o tradicional papel e caneta possa parecer mais cômodo para quem não está familiarizado com computadores possa parecer mais atrativo, apresenta limitações em relação aos meios digitais.

Por isso, vale a pensa investir em capacitação ou até mesmo em um software que facilite o cálculo e registro dessas informações. Hoje em dia já existe uma série de programas feitos exclusivamente para a realização do fluxo de caixa, sendo que alguns são até mesmo desenvolvidos especificamente para consultórios odontológicos.

Para além dos novos adventos, também é possível conseguir bons resultados com uma planilha do Excel ou do Google Drive. O importante é concentrar os registros em um único lugar, não se esquecer de cadastrá-los assim que acontecem, e gerar relatórios periódicos que demonstrem os resultados daquele período.

É a partir desses dados que poderá ser feita uma análise detalhada de como anda a saúde financeira do consultório e quais mudanças devem ser feitas para garantir sua sustentabilidade em longo prazo e aumentar os lucros. Para isso, alguns elementos são essenciais para fazer um bom fluxo de caixa:

2.1. Entradas

As entradas incluem todos valores pecuniários que entra no consultório, sejam advindos das consultas, sejam relativos ao pagamento dos convênios e de todos os meios pelo qual a clínica recebe dinheiro.

É muito importante que cada entrada descreva exatamente o dia em que foi realizada, a sua origem e o seu tipo, se foi em espécie, transferência bancária, cheque ou cartão de crédito.

Também é essencial atentar para registrar somente o dia em que aquele dinheiro realmente foi recebido e o valor exato, sobretudo no caso de várias parcelas. Quando o pagamento é feito em datas diferentes, registre somente aquele de cada dia ou mês, indicando que faz parte de um parcelamento maior.

2.2. Saídas

As saídas são todos os gastos que ocorrem no consultório — na manutenção da sala, como aluguel, luz, água, telefone e internet, na aquisição de materiais e equipamentos, no pagamento de funcionários, na quantia recebida pelo dentista e seus sócios, impostos e todo dinheiro que sai do caixa.

É muito importante registrar todas as ocorrências, por menor que sejam, e também prever pagamentos que ocorrerão no futuro, para evitar atrasos e gastos que não poderiam ser realizados.

2.3. Categorias

O fluxo de caixa é muito mais efetivo quando as entradas e saídas são detalhadas e divididas por categorias. Isso permitirá uma análise mais precisa dos relatórios financeiros e um planejamento mais embasado das próximas ações.

As entradas, por exemplo, devem ser divididas sempre que possível por tipo de procedimento realizado, para que se tenha ideia de quais são os mais rentáveis, qual acontece com mais frequência e até mesmo que tipos de novos pacientes devem ser buscados. Além disso, essa classificação permite estimar de forma mais precisa a compra de novos materiais, de acordo com a demanda observada ao longo do mês.

Também é importante destacar quais valores foram recebidos por consultas particulares e quais foram de convênios, para se ter uma análise capaz de indicar se a parceria com as operadoras dos planos de saúde está sendo satisfatória ou se na verdade está gerando prejuízo para a clínica.

Já as saídas precisam ser classificadas por tipo específico, como impostos, salários, manutenção do ambiente, e se são fixas ou variáveis.

As saídas fixas são todas aquelas que não se alteram ao aumentar ou diminuir o número de atendimentos. É o caso do aluguel, por exemplo. Já as variáveis são aquelas que se alteram, seja devido à quantidade de trabalho realizado, seja em razão da sazonalidade. É o caso de alguns impostos, que ocorrem no início do ano, e de materiais ligados à realização dos procedimentos.

A partir dessa categorização, será possível identificar onde ocorrem os maiores gastos, quais são realmente necessários e quais devem ser diminuídos, traçando-se, assim, um plano para melhorar a saúde financeira do consultório.

3. O que é capital de giro e qual a sua importância

Seja qual for o modelo de gestão adotado, o capital de giro é um instrumento essencial para a sobrevivência do consultório odontológico. Trata-se da quantia em dinheiro necessária para manter o funcionamento da sua clínica no dia a dia. Também conhecido como ativo corrente, ele é o valor das despesas operacionais do seu negócio, sem o qual ele não é capaz de funcionar.

Saber o que é o capital de giro e sua importância é essencial para uma boa gestão financeira do seu consultório. É a partir do conhecimento desse valor que você poderá calcular quanto deve receber e o máximo que pode gastar por mês para manter seu negócio sustentável.

É por falta de consciência disso que muitos empreendimentos odontológicos acabam se afundando em dívidas ou fechando as portas ainda nos primeiros meses ou anos de existência. Para evitar que isso aconteça, é importante ter metas claras e estratégicas de rendimento do consultório, de conquista e fidelização de novos pacientes, e de otimização dos gastos.

Além disso, é essencial ter uma reserva em uma poupança para cobrir os meses de poucas consultas, baseada no capital de giro necessário para a sobrevivência do consultório, mesmo em cenários mais pessimistas.

4. 3 cuidados na elaboração do seu plano orçamentário

Alguns cuidados são imprescindíveis na hora da elaboração de um plano orçamentário para seu consultório odontológico.

Esse tipo de artifício é essencial para planejar as receitas, despesas e investimentos do seu negócio nos próximos meses ou até mesmo anos. É a partir desse planejamento que será possível estabelecer metas realistas para que o empreendimento continue prosperando ao longo do tempo.

Para ele ser bem-feito e gerar os resultados esperados, é preciso alguns cuidados.

4.1. Conhecer seus gastos

Para montar o plano orçamentário do seu consultório, é preciso conhecer profundamente quais são seus gastos fixos e variáveis e sua variação ao longo do tempo.

Para isso, é muito importante manter a disciplina no preenchimento do fluxo de caixa e na geração de relatórios periódicos. Esses dados serão essenciais na hora de prever cenários futuros e estabelecer metas a serem alcançadas.

4.2. Estabelecer cenários diferentes

Existem alguns momentos na vida em que tudo dá certo. Já em outros, parece que tudo o que poderia dar de errado acontece. É pensando nisso que é preciso planejar o orçamento levando em consideração diversos tipos de cenários, sendo necessário no mínimo três: otimista, moderado e pessimista.

E se sua secretária se demitir? E se algum dos equipamentos estragar? E se você tiver dificuldade de conseguir novos pacientes? Essas são apenas algumas perguntas que devem ser feitas na hora de traçar os cenários do plano orçamentário e planejar reservas financeiras para superar os períodos mais difíceis.

Quem tem esse cuidado se prepara para surpresas desagradáveis no futuro e garante que o consultório continuará em funcionamento mesmo quando tudo der errado. Nesse caso, vale o ditado: o seguro morreu de velho.

4.3. Acompanhar e revisar o plano orçamentário

De nada adianta montar um plano orçamentário incrível se ele jamais é colocado em prática. Para isso, é essencial acompanhar constantemente o fluxo de caixa do consultório e verificar se ele está dentro do previsto.

A partir de mudanças de cenário e acontecimentos imprevisíveis, é possível revisar o plano orçamentário ao fim daquele período e planejá-lo melhor para os próximos meses.

É importante tentar seguir ao máximo o que foi planejado, mas também deve-se ter a preocupação de fazer as alterações que forem necessárias ao longo do tempo. Dessa forma, o plano orçamentário do seu consultório se torna um instrumento efetivo para a busca da saúde financeira do seu negócio e não somente um papel que nunca mais será usado novamente.

5. Por que contar com um gestor financeiro

Se você quer que o seu consultório seja bem-sucedido, é muito importante ter a figura do gestor financeiro, que é quem ficará responsável pelo preenchimento do fluxo de caixa, o acompanhamento do plano orçamentário e o planejamento das ações que devem ser empreendidas no futuro.

Essa pessoa pode ser tanto o próprio dentista dono da clínica quanto alguém contratado especificamente para essa função, como um gestor interno ou um escritório de contabilidade.

E mesmo que essa responsabilidade seja acumulada pelo próprio odontologista, é importante que ele separe um tempo diário para cuidar dessa função, estabeleça as atividades necessárias de serem realizadas e conte com o conselho de especialistas e conhecedores do assunto.

Uma opção que pode ser bastante interessante é a de fazer parte de uma franquia. Ingressar em uma rede maior permite que o consultório franqueado conte com o apoio e suporte profissional de quem já tem ampla experiência na área. Além disso, permite que adote modelos que já foram testados antes e que são garantia de sucesso, o que reduz os riscos de incerteza e queda de rendimentos no futuro.

6. Montando sua planilha de gastos: confira nosso passo a passo

Agora que você já sabe a importância da gestão financeira e os seus principais aspectos, é importante colocar esse conhecimento em prática o quanto antes.

Um erro muito comum cometido por vários dentistas é o de se conscientizar da importância de um planejamento financeiro e gestão da clínica, mas nunca começar a fazê-lo. A consequência disso é que sempre surgirão tarefas que de início podem parecer mais importantes de serem feitas e quando ele percebe já é tarde demais.

Para não fazer parte desse desastroso grupo, confira nosso passo a passo para montar sua planilha de gastos e colocar em prática o registro do fluxo de caixa do seu consultório:

6.1. Enumere todos os gastos fixos

Quais gastos se mantêm fixos todos os meses e são essenciais para o funcionamento de sua clínica? Anote todos esses valores, desde a manutenção do lugar de atendimento, como aluguel e internet, passando pelo salário dos funcionários e o pró-labore, que é o quanto o dentista receberá todo mês.

Se possível, também estime gastos variáveis que acontecem com grande frequência, como luz, água e telefone. Assim, você sempre mantém em vista os gastos que terá.

6.2. Estime os gastos futuros

Não caia no erro de gastar mais do que se tem porque esqueceu de despesas futuras. Seja o pagamento de um financiamento, um imposto que ainda venceu ou um curso que ocorrerá no final do ano, é importante enumerar também esses gastos desde o início.

Sempre que possível, lance-os de antemão em sua planilha de fluxo de caixa, para evitar surpresas. Mas lembre-se de preencher se eles realmente forem executados e faça alterações caso seu valor seja alterado.

6.3. Crie uma planilha ou adquira um software específico

Como já foi dito, hoje existe uma série de softwares, gratuitos ou pagos, para se fazer a gestão financeira de sua clínica, possibilitando que ela ocorra de maneira muito mais fácil e intuitiva.

Para além disso, é possível fazer uma planilha do Excel que registre a movimentação financeira da empresa, que pode ser mais simples ou complexa, dependendo de sua necessidade. É essencial que ela contenha:

  • espaço para as entradas e saídas;
  • categorias para classificar a natureza dos rendimentos e despesas;
  • separação mês a mês e, em alguns casos, diária;
  • espaço para colocar data e descrição da informação;
  • fórmulas para calcular o total dos valores automaticamente;
  • responsável pelo preenchimento.

6.4. Atualize a planilha constantemente

Para que a gestão financeira seja de fato efetiva, é preciso que a planilha seja preenchida sempre que ocorrer uma nova entrada ou saída ou no máximo ao final do dia.

Esse hábito permite que não se perca de vista a movimentação financeira que aconteceu no mês, além de evitar falhas e antever desvios do plano orçamentário antecipadamente. Dessa forma, é possível tomar ações em tempo hábil, evitando problemas maiores e garantindo a sustentabilidade do negócio.

6.5. Estabeleça uma data para o fechamento do caixa

De tempos em tempos, o caixa precisa ser fechado, que é quando todos os valores serão revisados e somados, para saber qual foi o rendimento, despesa e lucro daquele período. Dependendo do tamanho do seu consultório o fechamento do caixa pode ser diário, semanal ou mensal, mas é muito importante que ele seja estabelecido e aconteça sempre.

Isso permite que se mantenha a gestão financeira em dia e evite falhas que possam ocorrer, como recebimentos errados ou até desvios de dinheiro. Além disso, a partir desses dados, será possível verificar o quanto o plano orçamentário está sendo seguido e o que precisa ser mudado no período que virá.

7. 3 erros de gestão financeira que você não pode cometer

7.1. Esquecer de separar o profissional do pessoal

Esse talvez seja o erro mais cometido nos consultórios odontológicos e um dos fatores que mais contribuem para seu insucesso. Mesmo que você seja o único profissional de sua clínica e não haja outros sócios, é preciso haver uma separação entre suas contas bancárias e movimentações financeiras profissionais e pessoais.

Essa atitude evitará que você acabe gastando o dinheiro da sua poupança na clínica sem que perceba, tendo uma falsa ideia de os negócios vão bem quando na verdade a conta não fecha no fim do mês.

Além disso, também impede que o oposto também aconteça, quando o dentista tem um descontrole dos seus gastos pessoais e acaba usando o dinheiro de sua clínica para fazer o pagamento. Essas atitudes que podem parecer inofensivas são capazes de levar ao endividamento do negócio e até ao seu fechamento, e isso é tudo que você não quer.

Com isso em mente, mantenha as contas bancárias separadas — a de seu uso pessoal e a do consultório — e seja disciplinado em não fazer movimentações entre elas que possam prejudicar o seu plano orçamentário e gestão financeira do seu negócio.

7.2. Não calcular pró-labore

Mesmo que você não tenha sócios, não significa que todo o lucro de sua atividade profissional deva ser convertido totalmente em ganhos para si próprio. Essa é uma atitude muito comum e que é extremamente nociva para a saúde financeira dos consultórios odontológicos.

Parte desse dinheiro deverá ser destinado para investimentos no negócio e para o capital de giro, além de outras despesas que possam surgir. Por isso, é preciso calcular o pró-labore, que é como se fosse o seu salário, mas sem incorrer os encargos trabalhistas tradicionais.

Para esse cálculo, deverão ser levados em consideração todos os gastos de manutenção da clínica, da realização dos procedimentos e também uma margem de lucro de investimento na empresa, chegando a um valor final da hora trabalhada.

A partir de tudo isso, você poderá definir quanto ganhará por mês, evitando que esse valor sofra alterações bruscas e acabe por gerar descontrole e inadimplência das suas contas pessoais.

Essa nova despesa também deverá estar presente no plano orçamentário do seu consultório, para que saiba exatamente quantos pacientes devem ser atendidos por mês para que as contas fechem positivas no final desse período.

7.3. Esquecer de fazer o fluxo de caixa

Tudo isso só será possível se houver um comprometimento real em preencher o fluxo de caixa e os demais artifícios necessários para a gestão financeira da clínica.

Sem esses dados, é impossível ter um controle eficaz das movimentações financeiras e planejar com segurança as estratégias que serão empregadas para não só manter a sustentabilidade do negócio como também buscar maneiras de sempre expandi-lo.

Dessa forma, seguindo todos esses passos, será possível implementar uma gestão financeira efetiva e capaz de gerar resultados para o seu consultório, permitindo que ele prospere por muito tempo.

Se você gostou deste artigo e quer saber mais sobre como gerir seu empreendimento odontológico, assine a nossa newsletter!